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Archiviare e conservare le autofatture: quali file tenere insieme
A distanza di sei mesi il commercialista chiede la fattura estera di una licenza. Nel gestionale trovi un PDF chiamato “autofattura”, ma per ricostruire l’acquisto servono anche il documento del fornitore e la storia dell’invio. Organizzare questi elementi quando arrivano evita di recuperarli a posteriori.
A cura di Club Reservation S.r.l. ·
Costruisci il fascicolo a partire dall’originale
Conserva il documento ricevuto dal fornitore nel formato pertinente, il file integrativo o autofattura, le ricevute disponibili e gli eventuali documenti successivi. La circolare 26/E precisa che l’integrazione via SdI delle fatture estere non esonera dalla conservazione di quanto ricevuto. Un PDF di cortesia generato dall’XML svolge una funzione di lettura diversa.
Controlla un’esportazione con una prova a ritroso
Scegli una riga del riepilogo mensile. Dal numero del documento risali al relativo XML, da questo all’originale e alla ricevuta. Se il fornitore riutilizza lo stesso schema di numerazione ogni anno, conserva anche anno, denominazione e identificativo dell’operazione. Ripeti il controllo su una rettifica: devono emergere sia la pratica iniziale sia la variazione.
Verifica il servizio di conservazione adottato
Una cartella di backup o uno ZIP sono utili per trasferire e consultare file. La conservazione elettronica a norma è un processo specifico. Verifica con il responsabile o il fornitore quali documenti sono coperti, da quale data e con quale riscontro di presa in carico. L’Agenzia descrive anche il proprio servizio gratuito e le modalità di adesione.
Un caso che rivela un fascicolo incompleto
L’archivio contiene l’XML di settembre e il PDF di una nota del venditore di ottobre. Manca la fattura commerciale di settembre. Cerca l’originale nel canale da cui è stato ricevuto, ricongiungilo al fascicolo e verifica il trattamento della nota. L’elenco dei documenti mancanti è più utile di un secondo export identico al primo.